بررسی مزایا و معایب برونسپاری حسابداری کسبوکارها
در سالهای اخیر برخی از کسب و کارها برای کاهش هزینهها و یا استخدام فرد مناسبتر به سراغ برونسپاری رفتهاند. حالا این روش برای بسیاری از شرکتها متداول شده است. حسابداری و امور مالی هم یکی از بخشهای مهم در تمامی شرکتهاست که میتواند به همین شکل اداره شود. البته برون سپاری به شرکت معتبر حسابداری کسب و کارها معایب و مزیتهایی هم دارد که بهتر است از آن مطلع شوید.
مزایای برون سپاری حسابداری کسب و کار
این روش حسابداری و مدیریت امور مالی در شرکت مزیتهای زیادی دارد که عبارتند از:
صرفهجویی در هزینه
اولین و مهمترین دلیلی که باعث میشود برخی از شرکتها حسابداری خود را برونسپاری کنند، صرفهجویی در هزینههاست. در واقع شما با این کار دیگر نیاز نیست کارکنان حسابداری را به صورت تمام وقت، همراه با حقوق بالا، مزایا و حتی بیمه استخدام کنید. در روش برونسپاری حسابدار میتواند همزمان با چندین کسب و کار همکاری داشته باشد. بنابراین دستمزد کمتری هم از شما طلب میکند.
موضوع دیگر به در نظر گرفتن فضای مجزا برای امور حسابداری است. مطمئنا اتاق حسابدار هزینههای خاص خود را دارد و باید تجهیزات مورد نیاز جهت کار را هم برایش فراهم کنید.
دسترسی به حسابداری متخصصتر
پیدا کردن یک حسابدار فوقالعاده مسلط و متخصص شاید کار راحتی نباشد. از طرفی، این افراد به دلیل تجربه و سابقه بیشتر دستمزد بالاتری هم دریافت میکنند. اما وقتی بحث برونسپاری خدمات حسابداری کسب و کارها به میان میآید، یعنی میتوانید حتی باسابقهترین حسابدار را هم برای شرکت خود استخدام کنید. اگرچه این فرد ممکن است با شرکتهای دیگری همکاری داشته باشد، اما همچنان میتواند با شما نیز کار کند.
برونسپاری فرصت بیشتری به حسابداران باتجربه میدهد تا همزمان با چندین شرکت همکاری داشته باشد. با وجود چنین حسابداری مطمئنا امور مالی کسب و کارتان هم بهتر میچرخد و جریمه و احتمال آسیب به برند هم کاهش مییابد.
تمرکز بر فعالیتهای اصلی شرکت
وقتی وظایف حسابداری و امور مالی را به شخص دیگری محول میکنید، دیگر دغدغه این بخش را ندارید. پس با خیال آسوده و فراغ بال میتوانید بر فعالیتهای اصلی و اهداف استراتژیک شرکت متمرکز شوید. حالا این تمرکز وقتی روی امور اصلی باشد، منجر به بهرهوری و نوآوری هم میشود. زیرا منابع داخلی برای کار بر روی ابتکارات و محرک رشد کسب و کار مورد استفاده قرار گرفته است.
مقیاسپذیری و انعطافپذیری
از دیگر مزیتهایی که برونسپاری امور مالی و حسابداری به همراه دارد اینست که بتوانید خدمات حسابداری خود را براساس نیازهایتان افزایش یا کاهش دهید. برای مثال در طول سالی مالی، کسب و کارها میتوانید خیلی سریع سطح خدمات حسابداری را بدون استخدام نیروی اضافی، افزایش دهید. برعکس این قضیه هم ممکن است و میتوانید در برخی از دورهها نیز با کاهش این خدمات، هزینههای خود را کاهش دهید.
بهبود دقت و کارایی
شرکتها و بیزنسهای حرفهای برای حسابداری به سراغ شرکتهای معتبر میروند؛ زیرا این شرکتها برای مدیریت دادههای مالی از ابزارها و نرمافزارهای پیشرفتهای استفاده میکنند. در واقع آنها با نحوه کار این سیستمها نیز آشنا هستند. جالب است بدانید بهترین و پیشرفتهترین ابزارهای حسابداری میتوانند کارهای تکراری را به شکل خودکار انجام دهند. در نتیجه میزان خطای انسانی را کاهش داده و حتی گزارشات مالی دقیقتری را ارائه میدهند.
حالا فکر کنید با برونسپاری میتوانید با چنین شرکتهای حسابداری حرفهای همکاری داشته باشید. ضمن اینکه سرعتالعمل کارتان را هم بالا میبرد.
مدیریت ریسک با برونسپاری حسابداری
مدیریت ریسک یکی از مبحثهای بسیار مهم در امور مالی است. با توجه به اینکه حسابداری هم حساسیت زیادی دارد و کوچکترین خطا ممکن است منجر به مشکلات زیادی شود، لازم برای واگذار کردن این بخش شرکت از شرکتها و حسابدارهای معتبر کمک بگیرید.
در روش برونسپاری میتوانید با شرکتهای معتبری که دارای سیستمهای قدرتمند برای مدیریت ایمن دادههای مالی هستند، همکاری کنید. این شرکتها اقدامات پیشرفته امنیت سایبری، رمزگذاری دادهها و راهحلهای پشتیبانی را برای محافظت در برابر حفظ دادههای مالی به کار میگیرند. علاوه بر اینها شرکتهای حسابداری برونسپاری مسئولیت هرگونه خطا را هم برعهده گرفته و به کسب و کارتان ضمانت حفظ دادهها را ارائه میدهند.
معایب برون سپاری حسابداری شرکتی
اگر برای برونسپاریی حسابداری شرکت آماده شدهاید، دست نگهدارید! چرا که باید با معایب این روش هم آشنا شوید و بعد تصمیم خودتان را بگیرید. مهمترین معایب این روش عبارت است از:
از دست دادن کنترل روی حسابداری
اولین ایرادی که به این روش گرفته میشود، از دست دادن کنترل مستقیم بر فرآیندهای حسابداری است. چرا که نظارت مستقیم بر فعالیتهای برونسپاریشده کمی دشوار میشود. از طرف دیگر نمیتوانید از همسویی حسابدار دورکار با اهداف و ارزشهای کسب و کار خود مطلع شوید و اطمینان کردن به او کمی دشوار میشود. البته اگر با یک شرکت معتبر و صاحب نام نشان همکاری کرده باشید که جای نگرانی نیست.
خطرات محرمانگی دادههای مالی
از دیگر دلایلی که مانع از برونسپاری حسابداری میشود، حساسیت دادههای مالی است. سادهتر بگوییم به اشتراکگذاشتن اطلاعات مالی حساب با حسابدار دورکار کمی خطرناک به نظر میرسد. حالا اگر این فرد با شرکتهای رقیب همکاری یا سَر و سرّ داشته باشد، بیشتر نگرانتان میکند.
البته در مورد شرکتهای برونسپاری حسابداری وضعیت متفاوت است و آنها پروتکلهای امنیتی سختگیرانهای دارند. به طوری که احتمال نقض مسئولیت یا افشای دادهها را به صفر میرسانند. حتی به شما اطمینان میدهند از اطلاعاتتان به خوبی محافظت کنند.
با این حال توصیه میکنیم قبل از انتخاب شرکت مورد نظر حتما در مورد رعایت مقررات حفاظت از دادهها مطمئن شوید. هر حسابداری به صرف اینکه دستمزد کمی دریافت کند، نمیتواند گزینه مناسبی برای همکاری باشد.
مشکل پرداخت هزینههای پنهان
یکی دیگر از ایراداتی که به برونسپاری امور مالی و حسابداری گرفته میشود، وجود هزینههای پنهان است. در بالاتر گفتیم که این روش همکاری با حسابدارها میتواند ارزان و مقرون به صرفه باشد. اما در صورت تغییر میزان کار یا نیاز به خدمات اضافی، باید هزینههای بیشتری بپردازید. حالا اگر یک حسابدار استخدام کنید حتی با افزایش میزان کار، دستمزد ثابتی برای او پرداخت میشود.
به همین دلیل است که در زمان عقد قرارداد با حسابدار باید در مورد خدمات غیرمنتظره، کاهش یا افزایش مزایای مالی و … صحبت کنید. با این کار از بروز سوءتفاهم جلوگیری شده و میدانید دقیقاً چقدر باید بابت حسابداری بپردازید.
وابستگی به حسابداران خارج از شرکت
اگرچه نمیتوان به این مورد به عنوان یک ایراد بزرگ نگاه کرد، اما خوب اتکای بیش از حد به ارائهدهندگان خدمات حسابداری خارج از شرکت هم میتواند آسیبپذیری ایجاد کند. برای مثال اگر شرکت حسابداری برونسپاری با اختلال عملیاتی مواجه شود، مطمئنا برای اینکه بتوانید دوباره کنترل فرآیندهای حسابداری را به دست بگیرید، با مشکل روبرو شوید.
وابستگی بیش از حد به حسابدار دورکار گاهی باعث کاهش کیفیت خدمات هم میشود. این مشکل بیشتر به دلیل تغییر رویه حسابدار رخ میدهد. به همین دلیل باید حواستان را حسابی جمع کنید.
مشکلات ارتباط با حسابدار
ممکن است شرکتهای ارائهدهنده خدمات حسابداری برونسپاری در شهر دیگری مستقر باشند. در این صورت ارتباط فقط از طریق نرمافزارهای آنلاین میسر میشود. جلسات حضوری را هم باید محدود کنید تا هر دو طرف بتوانند در آنها حضور داشته باشند. این موضوع باعث کاهش کارایی و پاسخگویی شرکتارائهدهنده خدمات حسابداری هم میشود.
چالشهای یکپارچه سازی
وقتی یک شرکت ارائهدهنده خدمات حسابداری برونسپاری بخواهند با سیستمها و فرآیندهای داخلی یک کسب و کار هماهنگ شود، به زمان نیاز دارد. به هر حال برای آشنایی با رویه امور مالی در کسب و کار باید اطلاعات زیادی را بدست آورد. همین موضوع گاهی باعث بروز مشکلاتی از جمله گزارشات متناقض یا استفاده از نرمافزارهای ناسازگار میشود. گاهی این مشکلات عدم تطابق منجر به خنثی شدن دستاوردهای برونسپاری هم میشود.
برونسپاری حسابداری کسب و کارها مزیتهای زیادی از جمله کاهش هزینهها و یا همکاری با شرکتهای معتبر را به همراه دارد. البته این نحوه مدیریت امور مالی شرکت بدون ایراد نیست و قبل از اینکه برای انتخاب حسابدار از طریق برونسپاری اقدام کنید، باید از اعتبار او مطمئن شوید.
این مطلب صرفا جنبه تبلیغاتی(رپورتاژ) داشته و مجله اینترنتی فارسیها هیچ مسئولیتی را در رابطه با آن نمیپذیرد.
